При современном развитии вычислительной техники и программного обеспечения никто уже не сомневается в том, что расчет квартплаты в ТСЖ лучше выполнять на компьютере, а получать и передавать информацию можно не на бумаге, а на электронных носителях и через Интернет. Сама процедура расчета начисляемых платежей при правильной настройке программы занимает считанные минуты и мы ее пропустим.
А теперь давайте посмотрим, на что бухгалтер расчетчик тратит свое драгоценное время и чем ему можно помочь. Для начала выделим основные операции, выполняемые бухгалтером-расчетчиком в его повседневной работе. Краткий перечень операций выглядит примерно так:
Печать квитанций на оплату коммунальных услуг и их доставка жильцам;
Занесение произведенных жильцами платежей по выписанным квитанциям.
Ввод показаний приборов учета потребления услуг;
Подача в административно-надзорные органы отчетности по льготникам;
Прием жильцов по вопросам начисления квартплаты..
Очевидно, если вооружить бухгалтера простыми и надежными инструментами, на которые можно будет переложить основную массу рутинных операций, работа бухгалтера сделается куда более эффективной. Рассмотрим приведенный выше список операций применительно к программе расчета Квартплаты, предлагаемой фирмой Бонус.
Печать квитанций и их доставка
Полностью избавиться от печати квитанций и их доставки жильцам не получится, но можно попытаться переложить эту работу либо на самих жильцов, либо на стороннюю организацию, имеющую в своем распоряжении курьерскую службу.
Например, можно предоставить возможность квартиросъемщикам самостоятельно получать квитанции. Для этого можно воспользоваться информационной Web - системой для дома
Cocedi.Net .
Если ТСЖ готово заключить договор с организацией, располагающей службой доставки, в этом случае программа Квартплата может выдать все квитанции в виде картинок (файлов в формате JPG), которые служба доставки сама распечатает и разнесет по квартирам.
Занесение платежей жильцов
Занесение оплат – занятие хоть и простое, но весьма кропотливое. Избежать его можно, импортируя данные по оплатам из других систем, в которых эти сведения уже имеются, а именно:
из бухгалтерской программы, которая может выдать список оплат, содержащий номер лицевого счета, дату и сумму оплаты (такие данные может предоставить практически любая бухгалтерская программа).
удержания из программ по расчету зарплаты.
из расчетно-платежной системы, работающей с населением, например, ЕРЦ, банки.
Если ТСЖ устанавливает у себя кассовый регистратор, то в этом случае программа управления регистратором сразу же регистрирует оплаты и в программе Квартплата.
Наиболее простой способ автоматизировать процесс ввода данных по платежам состоит в том, чтобы подключить переносный сканер штрих кодов. В этом случае информацию о лицевом счете и сумме платежа не придется вводить вручную.
Ввод показаний приборов учета
Процедура ввода показаний приборов учета – это как раз та операция, которую целесообразно поручить автоматизированным системам. Это избавило бы от ошибок, возникающих при вводе вручную больших объемов данных. Таких систем пока немного, но в программе уже предусмотрена возможность импорта данных из файлов с показаниями приборов учета. Соответственно, когда такие системы начнут распространяться, вносить в программу соответствующие доработки не придется.
Если внедрение автоматизированной системы сбора показаний счетчиков не представляется возможным, можно переложить эту работу на плечи самих квартиросъемщиков, воспользовавшись уже упомянутой Web - системой для дома
Cocedi.Net .
В данной системе для каждой квартиры предусмотрена возможность создать собственный виртуальный кабинет, в котором квартиросъемщик может самостоятельно ввести показания своих приборов учета и получить квитанцию на оплату учитываемой услуги.
Подача отчетности по льготникам в административные органы
Для подачи сведений о льготниках в службу соцобеспечения существует целый набор бумажных отчетов. Но сейчас все чаще эти службы требуют предоставлять информацию на дискетах. Поэтому специально для тех случаев, когда отчетность подается на электронных носителях, в программе Квартплата предусмотрен дизайнер электронных форматов. Теперь можно, не обращаясь за помощью к разработчикам, самостоятельно задать требуемую структуру файла и выгрузить отчетную информацию на дискету.
Прием граждан по вопросам начислений
Последним и самым «интересным» этапом работы бухгалтера является прием граждан по вопросам правильности начисленных платежей. Хотя в квитанциях, выдаваемых квартиросъемщику, распечатывается подробная информация как по расчетам, так и по тарифам, в сложных случаях применения льгот и начисления Пеней у населения нередко возникают вопросы. Для таких ситуаций в помощь бухгалтеру в программе предусмотрены специализированные индивидуальные детализации, а именно:
Детализация расчета льгот;
Детализация расчета пени;
Детализация расчета электроэнергии.
Резюме
Как видно из приведенного описания, эффективность работы бухгалтера-расчетчика можно повысить, избавив ее от привычной бумажной рутины. Достигается это за счет следующих приемов:
Перенесение части работы на самих квартиросъемщиков;
Импорт данных из бухгалтерских программ и расчетных систем;
Использование дизайнера отчетных электронных форм;
Использование возможностей программы при выдаче информации по льготам для конкретного квартиросъемщика.
Мы надеемся, что все вышеперечисленные способы оптимизации помогут Вам эффективнее распоряжаться своим временем. Проектируя программу для расчета квартплаты, разработчики фирмы «Бонус» стремились к тому, чтобы учесть, и даже предвосхитить последние тенденции в области информационных технологий.
Скачать демоверсию программы квартплата ( 2400kb )